Ce qui se passe après l’envoi de vos documents (dossier) de demande d’inscription

Après réception de votre Formulaire de demande générale d’inscription, des documents justificatifs (s’il y a lieu) et de votre paiement, l’Ordre :

1. Vérifiera votre Formulaire de demande générale d’inscription pour s’assurer qu’il est bien rempli.

• Si le formulaire n’est pas complet, l’Ordre n’ouvrira pas de dossier de demande d’inscription vous concernant et vous retournera le formulaire qu’il vous faudra finir de remplir.

2. Vérifiera si le paiement des frais de dossier et frais d’adhésion a bien été effectué.

• Si vous payez par chèque, mandat-poste ou par traite bancaire, l’Ordre vérifiera si le paiement a bien été reçu.
• Si vous payez par carte Visa, Visa Débit ou MasterCard, l’Ordre traitera votre paiement selon les renseignements fournis dans le Formulaire de demande générale d’inscription.
• Si l’Ordre n’a pas reçu votre paiement intégral, il ne traitera pas votre règlement et vous retournera le formulaire.
• Si l’Ordre n’est pas en mesure de traiter votre paiement (par ex., insuffisance de fonds, carte expirée, etc.), il suspendra le traitement de votre demande d’inscription jusqu’à ce que le problème soit résolu.
• Une fois les étapes 1 et 2 terminées, l’Ordre procédera à l’ouverture de votre dossier de demande d’inscription.

3. Déterminez quels documents justificatifs sont requis dans le cadre de votre demande et vérifiez qu’ils ont bien été envoyés.

• Si dans votre cas des documents justificatifs sont exigés et que vous ne les envoyez pas ou qu’ils sont incomplets, l’Ordre communiquera avec vous pour vous demander de les lui fournir. L’Ordre ne poursuivra pas le traitement de votre demande d’inscription tant qu’il n’aura pas reçu les documents justificatifs nécessaires.
• Certains documents justificatifs vous sont demandés à vous, et d’autres doivent être envoyés directement par les organismes ou établissements concernés, Si aucun document n’est envoyé, ni par la personne ou l’établissement ou organisme concerné(e), ou si des informations sont manquantes, l’Ordre prendra contact avec vous.

4. vérifiera les renseignements que vous avez fournis dans votre Formulaire de demande générale d’inscription ainsi que les documents justificatifs pour déterminer si vous respectez toutes les exigences d’inscription.

• Les dernières étapes du processus seront différentes selon si vous respectez toutes les exigences d’inscription et si votre certificat d’inscription (s’il vous était délivré) doit être assorti de conditions et restrictions (CR). Ces étapes sont résumées dans le tableau suivant.

Quels sont les délais de traitement des demandes d’inscription?

• Les délais de traitement dépendent de la situation du demandeur, et de la complexité et de l’exhaustivité de son dossier de demande d’inscription.
• Il faut compter de quatre à six semaines environ pour le traitement de votre demande à partir du moment où l’Ordre reçoit votre formulaire rempli et le paiement intégral des frais. Ce délai suppose que les documents justificatifs requis des demandeurs soient envoyés avec le formulaire et que tous les documents justificatifs requis des établissements soient reçus peu après.
• Si vous payez vos frais de dossier et frais d’adhésion par chèque, les frais sont soumis à une période de retenue de deux semaines.
• Les facteurs suivants sont des exemples de situations dans lesquelles votre Formulaire de demande générale d’inscription vous sera retourné et aucun dossier de demande d’inscription ne sera ouvert. Pour faire ouvrir un dossier de demande d’inscription, vous devez envoyer le formulaire rempli et le paiement intégral des frais.
  • Le Formulaire de demande générale d’inscription n’est pas entièrement rempli.
  • Le mauvais formulaire a été utilisé.
  • Il y a des problèmes de paiement, comme des chèques sans provision (FNS), des chèques postdatés et des cartes refusées.
  • Les frais de dossier et frais d’adhésion n’ont pas été intégralement payés.
• Les facteurs suivants sont des exemples de situations pouvant engendrer des retards dans le processus d’inscription.
  • Les relevés de notes ont été envoyés par le demandeur, et non pas directement par l’établissement d’enseignement postsecondaire comme exigé par l’Ordre.
  • Les relevés de notes sont incomplets (par ex., ils n’indiquent pas si le diplôme ou le grade a été obtenu, ils n’indiquent pas le nom du programme ni les crédits correspondants aux cours suivis, etc.) ou contiennent des fautes de frappe.
  • Les documents justificatifs requis par l’Ordre n’ont pas été envoyés.

Est-ce que je peux demander d’avoir accès aux documents que l’Ordre conserve dans mon dossier?

• Oui. Pour demander d’accéder à tout renseignement ou document dont dispose l’Ordre dans votre dossier de demande d’inscription, veuillez envoyer un courriel à inscription@ordre-epe.ca.
• Veuillez noter que la registrateure de l’Ordre peut refuser de fournir au demandeur tout ce qui pourrait, selon elle, compromettre la sécurité de quiconque. Ce pouvoir est défini dans la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance.