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FAQ sur la vérification de la conformité à l’APC

1. Comment les membres sont-ils sélectionnés pour une vérification de leurs dossiers d’APC?
En général, les membres admissibles sont choisis au hasard; toutefois, la registrateure peut à tout moment demander des informations et des documents à un membre afin de prouver sa conformité au programme. Il peut y avoir des circonstances dans lesquelles un(e) membre peut être sélectionné(e) spécifiquement pour un audit.
2. Combien de membres seront-ils sélectionnés aux fins de vérification?
Chaque année, la registrateure détermine le nombre de membres choisis aux fins de vérification de leurs dossiers d’APC.
3. Comment serai-je informé(e) si je suis sélectionné(e) pour une vérification de mes dossiers d’APC?
Si vous êtes sélectionné(e) dans ce cadre, vous recevrez un avis de l’Ordre par courriel et par courrier.
4. Quels dossiers d’APC devrai-je envoyer?
Tous les membres doivent conserver les dossiers pendant au moins quatre ans et les mettre à la disposition de l’Ordre s’il les leur demande. Ces dossiers sont les suivants :

  • le certificat d’achèvement du module Attentes de la profession;
  • l’Outil d’autoévaluation;
  • le Plan d’apprentissage professionnel;
  • le Dossier d’apprentissage professionnel;
  • les documents prouvant leur participation à des activités d’apprentissage.
5. Dans quels formats les dossiers d’APC devront-ils être envoyés à l’Ordre?
L’Ordre accepte les dossiers d’APC au format papier ou électronique. Les membres sélectionnés aux fins de vérification recevront des instructions en la matière. Il est conseillé aux membres de ne pas envoyer de documents originaux à l’Ordre, car ils ne seront pas retournés.

L’Ordre s’engage à répondre aux besoins et aux styles d’apprentissage de tous les EPEI, c’est pourquoi il peut accepter le recours à d’autres formats pour effectuer les composantes du portfolio. Pour en savoir plus, veuillez communiquer avec l’Ordre.

6. Quel sera le délai accordé pour soumettre mes dossiers d’APC?
Les membres sélectionnés aux fins de vérification auront 30 jours pour envoyer leurs documents à l’Ordre.
7. Que se passe-t-il si je dépasse les 30 jours accordés pour soumettre mes dossiers d’APC?
La registrateure émettra un avis d’intention de suspendre votre certificat d’inscription. Vous pourrez toujours soumettre vos dossiers d’APC dans les 60 jours suivant cet avis.
8. Que se passe-t-il si je suis sélectionné(e) pour une vérification, mais n’envoie pas des dossiers d’APC complets à l'Ordre?
Les membres qui ne soumettent pas leurs dossiers d’APC complets dans les 30 jours seront considérés comme étant en non-conformité avec les exigences du programme et recevront un avis d’intention de suspendre leur certificat d’inscription. La suspension sera effectuée après 60 jours si le membre ne fournit pas les documents requis.
9. Vais-je recevoir une note ou une évaluation de mes dossiers d’APC?
Dans le cadre de ses vérifications, l’Ordre adoptera une approche éducative et, au besoin, fournira une rétroaction corrective aux membres.
10. Pendant combien de temps dois-je conserver mes dossiers d’APC?
Tous les membres doivent conserver leurs dossiers d’APC pendant au moins quatre ans. La registrateure peut en tout temps demander aux membres de soumettre leurs dossiers d’APC à l’Ordre en vue d’en confirmer la conformité.

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